Der Innendienst kennt diese Probleme genau
Regieberichte auf Papier
Zettel, die nur eine Person lesen kann, landen irgendwann im Aktenordner statt in der Abrechnung. Was nicht erfasst ist, wird nicht berechnet.
Rechnungen und Mahnungen von Hand nachgehalten
Wer hat bezahlt, wer nicht, wer bekommt die erste Erinnerung? Ohne festen Ablauf bleibt das an einer Person hängen, und Zahlungseingänge werden übersehen.
Aufträge in drei verschiedenen Ablagen
E-Mail, WhatsApp, Notizzettel am Monitor. Der aktuelle Stand eines Auftrags ist oft nur im Kopf einer Person gespeichert.
Lieferantenrechnungen stauen sich nebenbei
Wareneingang, Zahlungsavis, Skontofristen: Wenn das nebenbei miterledigt wird, rutschen Fristen durch und Skonto verfällt ungenutzt.
KfW-Förderanträge kosten jedes Mal Tage
Unterlagen, die nicht griffbereit sind, kosten bei jedem Antrag erneut Zeit, die im Tagesgeschäft fehlt.
Kundendienst-Termine per Zuruf vergeben
Ohne gemeinsamen Kalender sind Doppelbuchungen und vergessene Termine nur eine Frage der Zeit.
Genau dafür gibt es SmartOffice.
Warum SmartOffice für Handwerksbetriebe
Ich war mehrere Jahre im Innendienst eines SHK-Betriebs tätig: Regieberichte, Rechnungsstellung und Mahnwesen, Lieferantenrechnungen und Zahlungsavis, Kundendienst-Terminplanung, Stammdatenpflege im Warenwirtschaftssystem, KfW-Förderprozesse. Ich kenne diese Abläufe aus der täglichen Arbeit, nicht aus der Theorie.
Das heißt für Sie: keine Erklärungen, was ein Regiebericht oder eine Abschlagsrechnung ist. Ich richte Systeme ein, die zu einem Handwerksbetrieb passen, technisch sauber und ohne Umwege.
Ich arbeite mit
Was ich für Ihren Betrieb einrichte
Auftragsabwicklung automatisieren
Ein neuer Auftrag kommt rein, und drei Personen tragen ihn in drei verschiedene Listen ein. Ich baue Power Automate Workflows, die Aufträge automatisch weiterleiten, Status sichtbar machen und Kundendienst-Termine mit dem Team abgleichen.
Danach: Ein Auftrag, ein Status, jederzeit einsehbar.
Vorlagen für Angebote, Rechnungen und Regieberichte
Jeder Mitarbeiter füllt Regieberichte anders aus, Angebote und Auftragsbestätigungen sehen von Kollege zu Kollege unterschiedlich aus. Ich baue einheitliche Vorlagen in Word und als digitale Formulare, direkt in SharePoint abgelegt.
Danach: Gleiche Struktur, egal wer den Bericht schreibt.
Rechnungs- und Zahlungsdokumentation strukturieren
Rechnungsausgang, Zahlungseingänge und Mahnstufen in einer Excel oder Liste nachzuhalten wird schnell unübersichtlich, gerade wenn mehrere Personen gleichzeitig eintragen. Ich richte strukturierte Vorlagen für Zahlungsavis und Mahnschreiben ein und baue eine Ablage, in der der Zahlungsstatus jeder Rechnung auf einen Blick sichtbar ist.
Danach: Ein Blick genügt, um zu sehen, was offen ist und was erledigt ist.
Microsoft 365 als zentrale Ablage
Aufträge, Fotos von der Baustelle, Rechnungen und Kundendaten verteilt über E-Mail-Postfächer und lokale Ordner. Ich richte Teams und SharePoint so ein, dass jeder Auftrag seinen festen Platz hat, inklusive Zugriffsrechten nach Rolle.
Danach: Ein Ort für alles, kein Suchen mehr über mehrere Postfächer.
Kundendaten und Termine sauber pflegen
Neukunden werden auf Zetteln erfasst, Kundendienst-Termine im Kopf vergeben, Stammdaten mehrfach gepflegt. Ich richte digitale Erfassungsformulare und einen gemeinsamen Kalender ein, auf den das ganze Team zugreift.
Danach: Ein Blick in den Kalender zeigt, was wann ansteht, ohne Rückfrage.
Remote IT-Support für den Innendienst
Der Drucker streikt, Outlook synchronisiert nicht, ein neuer Mitarbeiter braucht Zugänge. Ich übernehme die technische Fehlerbehebung remote, ohne dass jemand extra dafür Zeit einplanen muss.
Danach: Eine feste Anlaufstelle für IT-Themen im Büro.